文件生命周期理論為什麼遇到沖擊

① 文件連續體理論的形成背景

信息技術革命對文件工作產生了巨大影響，其中最明顯的表現就是依賴計算機生成和讀取的電子文件大量產生並開始沖擊傳統紙質文件的傳統地位。電子文件不同於紙質文件的明顯差異，對文件生命周期理論帶來的一系列質疑甚至沖擊主要表現在三個方面：
⒈ 對電子文件生命周期概念的理解
傳統文件的運動階段大多順向進行，但相當一部分電子文件在特殊情況下可以作逆向運動；傳統文件的運動階段界限比較清晰、容易區分，但電子文件往往可能會同時處於不同的運動階段，難以劃清階段的界限。這些變化使得套用傳統的文件生命周期概念來處理電子文件，就很難行得通。澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德認為，由於紙質文件從生成到處置的直線運動過程不再適用於電子文件，因此，電子文件的生命周期可以理解為「往復運動於從生成到處置的連續體中的一個過程」。
⒉ 對電子文件生命周期階段的劃分
西方檔案界提出了不同的看法，比較權威的是國際檔案理事會電子文件委員會在其制定的《電子文件管理指南》中將電子文件的生命周期劃分為設計、形成和維護三個階段。這一劃分的著眼點不再是文件，而是電子文件管理系統；劃分的依據不再是文件的內在價值形態的變化，而是電子文件管理活動的先後順序。我國學者何嘉蓀將電子文件生命周期劃分為文件的孕育和形成階段、現行階段、暫時保存階段和永久保存階段。這些劃分都突出了對電子文件實行前端控制的重要性。
⒊ 對電子文件各階段文件對應關系的理解
文件生命周期理論認為，由於文件價值的變化，不同階段的文件與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在對應關系。電子文件運動階段及其具體劃分與傳統文件發生了很大變化，由於電子文件內在價值的變化，不同階段的文件與服務對象和管理方式之間仍存在內在聯系，而不同階段的文件與保存場所之間沒有對應關系，傳統文件各階段的對應關系不再適用於電子文件。
可見，電子文件的大量涌現，引起了文件管理方式的變化，主要適用於傳統文件管理的文件生命周期理論越難越難以適應電子文件管理的需要，文件生命周期理論因此受到多方面的挑戰和質疑，正是在這種背景下，產生了文件連續體理論。