文件為什麼用六角括弧

1. 公文中的發文字型大小為什麼用六角括弧

因為《黨政機關公文格式》7.25中規定：

發文字型大小編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括弧「〔〕」括入；發文順序號不加「第」字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加「號」字。

我國公文有統一性的特點，它的格式、種類、行文規則、辦理等都是全國統一的，一般按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的新的國家規范《黨政機關公文格式》GB-T 9704-2012執行，此次修訂於2012年7月1日正式生效。

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公文字體要求

1、字體和字型大小

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

2、行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

3、文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

2. 發文字型大小中為什麼要用六角括弧「〔〕」

1、公文發文字型大小中的年份,是用六角括弧括起來的。這在國家標准《黨政機關公文格式》(GB/T9704—2012)中有明確的規定:「(發文字型大小)編排在發文機關標志下空二行位置,居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱,用六角括弧『〔〕』括入」。

2、年份要用全稱，不應簡化，如「87」、「93」 等均屬標識不正確。年份應用六角括弧「〔〕」括起。注意六角括弧不是數學公式的中括弧，因為當引用公文時，標題後面的發文字型大小要用圓括弧「()」括起，如果年份用中括弧括起，就違反了低級符號中不得包含高級符號的原則。因此稱之為「六角括弧」是基於與數學的中括弧相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括弧括起，今後也要按本標準的規定使用六角括弧。

3、序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標准規定序號不編虛位，不加「第」(有的單位加「字」)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數。

4、發文字型大小的位置，本標准規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字型大小之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字型大小應標在第3行，並且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字型大小應居中。

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按照《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和《黨政機關公文格式國家標准》（以下簡稱《格式國標》）的規定，結合辦文實際，應該正確規范地使用發文字型大小。

一、發文字型大小的作用與構成

（一）發文字型大小及其作用

發文字型大小是發出文件的代號，是由發文機關單位對其所制發的公文依次編排的順序號碼。一件公文只有一個發文字型大小，其作用在於為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統計公文提供依據。

（二）發文字型大小的構成

《條例》規定：公文的發文字型大小「由發文機關代字、年份、發文順序號組成。」

1.發文機關單位代字（以下簡稱發文機關代字）

這是發文字型大小的組成要素，指機關、單位全稱的簡縮語，但決不是機關單位的簡稱。

機關代字一般由三個層次組成。第一個層次是地域代字，第二個層次是發文機關代字，第三個層次是發文機關職能代字。如四川省發展和改革委員會文件的機關代字有「川發改投資」「川發改高技」「川發改經貿」「川發改價格」「川發改政策」等。有的也可以只要兩個層次，不要地域代字或者職能代字。四川省教育廳文件的機關代字則是「川教」「 川教函」「 川教廳辦」「 川教廳辦函」等。

發文機關代字應能代表發文機關單位的特徵，如中共中央的代字為「中」，國務院的代字為「國」，中共四川省委的代字為「川委」，四川省人民政府的代字為「川府」。

機關代字文字要簡潔，一般在兩、三個字以內，但也不能因過於簡單而與其它單位代字混同。專指性要強，在一個市、縣范圍內不能有重復的機關代字，例如「×文」指當地文化局，當地文化館就不能用「×文」而要用「×文館」以示區別了。而黨組文件一般要標明「×黨組」，因為用「×黨」「×組」指代都不夠明確。機關代字後一般都可不加「發」或「字」，因其無實在意義，不用反顯得簡明。不能將機關代字分列在年份兩邊，如「川發改高技〔2012〕28號」不能寫為「川發改〔2012〕高技28號」。若將文件、函件版頭分開的，則將函件（包括函及處理一般事務的通知、批復等）單獨編發文字型大小，如「川府辦函〔2012〕16號」。讀懂機關代字很重要，知道了文件的主辦部門，可以比較准確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。

2.年份

用阿拉伯數字寫全稱，寫為「2018」之類。年份置於六角括弧〔 〕中，不能再標示為方括弧[ ]和圓括弧（ ）。年份位於機關代字與序號之間。

3.發文順序號（序號）

這是一個發文機關單位一年內制發文件的統一流水號。每年從1號開始，按先後順序編到當年最後一份文件為止。按照《黨政機關公文格式國家標准》（以下簡稱《格式國標》）規定，序號不編虛位，不用「0」占空位，（即1不編為01），序號前也不寫「第」，以顯簡明。

機關單位的發文序號，可分為兩種類型。一是多數機關、單位為便於公文登記、管理、統計、檢索和查找，統一編序號，即大流水號。（這類機關單位文件就沒有職能代字。）二是有的機關、單位因其職能、業務部門多、發文多，也採用了分類流水號即小流水號的編排法，分職能或者部門編發文序號。這類機關單位文件就有職能代字。如四川省財政廳的發文序號就分為按「川財預」「川財農」「川財稅」「川財教」「川財建」等等各自編號。但多使用大流水編號，以利於發文的管理和數量的控制。

二、發文字型大小要盡可能規范簡明穩定

發文字型大小要規范簡明。規范是指三要素齊全，排序正確。簡明要求減少沒有實在內容的空信息，例如下列發文字型大小：

×人培發〔2018〕第005號

×人培〔2018〕5號

×人培字〔2018〕第05號

三種標示方法意思完全一樣，其中「發」「字」「第」「00」「0」要和不要均同義，顯然第二種標志方式最簡明。又如份數序號（份號），標示為「000013」與「013」意思完全一樣，當然以後者標志方式更為簡明為好。

上世紀後期我提出強化公文實信息減少杜絕公文空信息的觀點後，中辦、國辦、省委辦、省政府辦有關領導和同志表示贊成我的公文信息經濟觀。但考慮用「中」「國」單音節詞語作發文字型大小似有不足，因此沿用「中發」「國發」作發文字型大小。而四川省委、省政府兩辦為區分上下行文，把上行文發文字型大小規定為「川委」「川府」，下行文則用「川委發」「川府發」。這種區分也未嘗不可，但「發」更多的指「發出」而非「下發」之意，即發文都可用。因此，領導機關可用上行文、下行文的不同代字，但領導機關和一般機關單位也可不必區別上下行文代字而使用統一代字。

發文字型大小要相對穩定，確定了的機關代字就長期連續使用，不輕易變更。

三、聯合行文的發文字型大小

《條例》規定，「聯合行文時，使用主辦機關的發文字型大小。」有的專家學者說聯合行文使用牽頭機關的發文字型大小，這是不確切的。因為有的牽頭機構是主辦機關，而有的牽頭機關不是主辦機關。例如《四川省依法治省領導小組辦公室中共四川省委宣傳部四川省教育廳四川省司法廳關於公布2017年四川省依法治校示範學校認定結果的通知》中，牽頭機關是「四川省依法治省領導小組辦公室」，而主辦機關是「四川省教育廳」，因此使用了主辦機關的發文字型大小「川教函〔2017〕835號」。

按照慣例，聯合行文辦文過程中形成的全宗檔案材料應保存在主辦機關，其他聯署機關只保存該文的正本文件。若要保存辦文過程中形成的全宗檔案材料，則只保存復製件。

四、發文字型大小的排列位置

不同類型的行文，發文字型大小的位置是不同的。

按照《格式國標》的規定，平行文、下行文發文字型大小位於發文機關標志下空二行位置居中排一行。上行文發文字型大小居左空1字，與最後一個簽發人姓名處在同一行。函件式公文的發文字型大小位於上端紅色雙線（武文線）下，與該線的距離為3號漢字高度的7／8（約1行），與版心右邊緣空1字距頂格標識。

發文字型大小均用3號仿宋體字。