文件生命周期理论为什么遇到冲击

① 文件连续体理论的形成背景

信息技术革命对文件工作产生了巨大影响，其中最明显的表现就是依赖计算机生成和读取的电子文件大量产生并开始冲击传统纸质文件的传统地位。电子文件不同于纸质文件的明显差异，对文件生命周期理论带来的一系列质疑甚至冲击主要表现在三个方面：
⒈ 对电子文件生命周期概念的理解
传统文件的运动阶段大多顺向进行，但相当一部分电子文件在特殊情况下可以作逆向运动；传统文件的运动阶段界限比较清晰、容易区分，但电子文件往往可能会同时处于不同的运动阶段，难以划清阶段的界限。这些变化使得套用传统的文件生命周期概念来处理电子文件，就很难行得通。澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德认为，由于纸质文件从生成到处置的直线运动过程不再适用于电子文件，因此，电子文件的生命周期可以理解为“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”。
⒉ 对电子文件生命周期阶段的划分
西方档案界提出了不同的看法，比较权威的是国际档案理事会电子文件委员会在其制定的《电子文件管理指南》中将电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段。这一划分的着眼点不再是文件，而是电子文件管理系统；划分的依据不再是文件的内在价值形态的变化，而是电子文件管理活动的先后顺序。我国学者何嘉荪将电子文件生命周期划分为文件的孕育和形成阶段、现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。这些划分都突出了对电子文件实行前端控制的重要性。
⒊ 对电子文件各阶段文件对应关系的理解
文件生命周期理论认为，由于文件价值的变化，不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在对应关系。电子文件运动阶段及其具体划分与传统文件发生了很大变化，由于电子文件内在价值的变化，不同阶段的文件与服务对象和管理方式之间仍存在内在联系，而不同阶段的文件与保存场所之间没有对应关系，传统文件各阶段的对应关系不再适用于电子文件。
可见，电子文件的大量涌现，引起了文件管理方式的变化，主要适用于传统文件管理的文件生命周期理论越难越难以适应电子文件管理的需要，文件生命周期理论因此受到多方面的挑战和质疑，正是在这种背景下，产生了文件连续体理论。