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秘書為什麼要進行時間管理

發布時間: 2022-06-28 18:09:24

A. 有效利用時間對秘書人員的重要性是什麼

有效利用時間對任何人都重要,只不過是秘書工作更容易從表面看出來而已。如果你不會為上司定製科學詳細的行程表,必然會導致上司的效率會降低。

用書本上的套話來講:秘書能不能科學地管理利用時間和工作績效的優劣直接相關.只有善於管理時間,才能提高工作效率.反之,如果讓時間放任自流勢必會"時倍功半".因此,秘書必須努力掌握時間管理的藝術,切實提高工作效率和工作質量。

管理學中有個帕金森時間定律,也可用來說明秘書時間管理的重要性:一位閑著無事的老太太想給遠方的外甥女寫封信,結果她磨磨蹭蹭花費了將近一整天的工夫只做了這一件事:找信封和信紙花了她一個鍾頭,找老花鏡又花一個鍾頭,查地址用去半個鍾頭,寫信寫了一個鍾頭零一刻鍾。然後,在出門去郵局之前,又為要不要帶把雨傘而猶豫了半天,花掉了二十分鍾。

就這樣,一個辦事效率高的人用半小時就可以辦完的事,這位老人家卻花費了幾乎一天的時間,最後還不免累得七死八活。這種現象被稱為「帕金森時間定律」。

B. 給領導當秘書,腦子里該怎麼想人想事

1、強大的執行力與時間管理能力。領導的要求需要快速呼應、不折不扣地執行,不能有討價還價的遲疑。領導時間緊,一般都比較忙,秘書的時間管理一定要做好,領導的日程要嚴格掌握清楚,不能有記憶偏差,盡可能記在手機上和筆記本上,有日歷提醒最好。

要做到眼觀六路,耳聽八方,為自己的boss管理好身邊的人員安排,也要不斷地進行自我學習,完善自己的不足之處,必要時可以給自己的領導提供一些好的意見和建議。

C. 什麼是時間管理怎麼提高效能

時間管理是運用策略和技術,幫助你盡可能有效地利用時間。它的本質是習慣的重塑。

效能加油站

1、第一關鍵:要有明確的目標

我們演習一下。首先明確過每個人的目標!現在還是請你拿出紙和筆,在這張紙上,寫出你明確的目標。

如果你沒有明確的目標,那時間是無法管理的。

時間管理的目的,是讓你在更短的時間達成更多你想要達成的目標。我們都知道成功等於目標,所以你愈能夠把目標明確地設立好,你的個人時間管理就會愈好。

2、第二關鍵:你必須要有一張「個人清單」

也就是你必須要把今年所要做的每一件事情都列出來。現在就把你要完成的每一件目標列出來,不光是主要的目標,還有一些小的目標要達成,也要把它列出來。

當你有「個人清單」之後,下一個你要做的是把目標切割。譬如為了達成今年的每一個目標,我上半年必須完成哪些事情?下一步就是把它切割成季目標。我這一季需要做哪些事情,全部列出來,如此再推出每一個月需要做哪些事情。

假設你沒有辦法有一個全年的「個人清單」,你至少從現在開始必須要有每個月的「月清單」。當然我們都知道一日之計不是在於晨,而是在於昨夜,所以在前一天晚上要把第二天要做的事情列出來。記住,你永遠沒有時間做每一件事情,但你永遠有時間做對你最重要的事情。

當你列出來之後,把優先順序排好,並且設定完成期限,這時你就已經邁向成功之路了。

3、第三關鍵:也就是大家所熟悉的二十、八十定律,或八十、二十定律

你要把個人時間管理好,一定要知道哪些事情對你是最重要的,它賦予你最高的生產力。假如這些事情你不是很清楚,不是很了解,那你的個人時間管理永遠不會很好。所以每一天必須花最多時間做那一件事情。

我個人一定會列出第二天要做的每一件事情,同時我會把這些事情分成小小的時段,這樣我就可以百分之百地掌握我的時間了。

還有一點,就是運用視覺的力量。導致個人時間管理不好的原因通常就是拖延。當「馬上行動」擺在你前面,你很明確地看著它,它就會刺激你的潛意識,進入你的腦海里,迫使你馬上行動。所以你應該在你的書桌前面貼一個「馬上行動」四個大字。

個人呢時間管理要做好,你就必須有一個明確而且詳細的計劃。計劃愈詳細愈容易管理,你也愈容易成功。

4、第四關鍵:每天至少要有半小時到1小時的「不被干擾的時間」

假如你能有1小時完全不受任何人干擾,自己關在自己的房間裡面,開始思考一些事情,或是做一些你認為最重要的事情,這1個小時可以抵過你1天的工作效率,甚至有時候這1小時比你3天工作的效率還要好。所以記住,不被干擾的時間至少要30分鍾,最好的時間差不多是60分鍾,也就是1個小時。

一般來講,需要花20分鍾才能讓自己的頭腦冷靜下來,心定下來。假設只有30分鍾,效率並不會太好。所以給自己1個小時的不被干擾的時間是非常有效的方法。

設定不被打擾的時間在早上,最好是起床的時候,5點到6點,這個時候,你一個人思考,尤其是你的頭腦非常清楚,你會發揮非常非常大的力量。假如你這個時段沒有辦法做到,還有一個時間你可以試試,就是在中午吃飯的時間。或是在下午3點到4點的時候。我自己設立的個人時間管理則是在晚上回家之後。

5、第五關鍵:你的目標和你的價值觀要吻合,不可以相互矛盾

你一定要確立你個人的價值觀,假如價值觀不明確,你就很難知道什麼對你最重要。當價值觀不明確的時候,你時間的分配一定不好。所以你一定要找一個時間把自己的價值觀確定一下,什麼對你才是最重要的?是健康、是事業、是家庭、是朋友,把它分配好。

記住,「時間管理」的重點不在於管理時間,而在於如何分配時間。

6、第六關鍵:每天靜坐一小時

你可以找一張椅子,就坐在那裡,記住,一定要完全不受干擾,沒有任何的音樂,沒有任何的雜音,就一個人坐在椅子上。當然一開始的時候,你一定很想要動,那時候你就要鞭策自己不準動,直到滿一小時。假設你每天能夠靜坐一小時,你工作的效率一定會提升。

7、第七關鍵:所有的事情開始就把它做對

開始就把它做到完美,就把它做到最好,這樣你就不需要重復去做同一件事情。

8、第八關鍵:你必須控制你的電話時間

善於管理時間的人通常是由他的秘書幫他查詢到底是誰打電話來,或是請他留言。留言時必須記住什麼時間回電是最好的時機,不然你打電話過去,他又不在,徒勞無功。一般來講,把電話積累到某一個時間,一次把它全部打完。

9、第九關鍵:同一類的事情最好一次把它做完

當你重復去做同一件事情,你會熟能生巧,因此你的效率一定會增加。

10、第十關鍵:做「時間日誌」

你花了多少時間在做那些事情,把它詳細抵記錄下來,每天做了什麼,一一記錄下來。你會發現,哎呀!浪費那麼多時間。當你找到浪費時間的根源,你才有辦法改變。

D. 秘書如何做好時間管理

秘書的工作可以分為日常工作和緊急工作;
日常工作根據重要程度編號,緊急工作根據緊急程度決定是立即做還是幾件事情打包做,
另外堅持每天留1小時學習,這才是提升能力的重要時間,它可以避免日後陷入能力不足的危急。

E. 時間管理技巧對於秘書工作的重要性體現在哪幾個方面求各位大師幫幫忙!!!

要多學習的熬夜

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