会展为什么要考虑时间

㈠ 展会进度时间表怎么安排时间的

你好，
展会安排可以如下，可供参考，希望对你有帮助，
一、 计划立项
1、 工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。
（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查
对行业而言项目的利润增长点是否够大
地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。
时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。
同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。
（2）实施的具体方案
（3）宣传费用计划表
A、广告时间段的投入
以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体]
B、广告投放的形式
户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）
杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）
2、 寻找主办单位。
（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等
（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。
3、申请各种批文
4、场地联系
以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.
5、联系宣传媒体
（1） 对象：专业媒体和大众媒体
（2） 方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。
6、制作邀请函（已经附）
7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）

二、 实施招展
1、 招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等
2、 招展的步骤：
（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）
（2）跟踪拜访（找准负责人）
A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；
针对第一种客户：
问清客户需求
要求进一步促成购买
愉快地答应客户的
针对第二种客户：
了解客户拒绝的原因
为面谈作好准备
二次面谈
向客户推荐下一届展览会
要求客户介绍其它客户
保持关系，待以后联系
针对第三种客户：
问清客户需求和异议
进行第二次拜访
消除顾客顾虑
3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南

三、 实施招商
（1） 在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商
（2） 通过媒体可以间接招来一些参观商
（3） 主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。
（4） 组办单位为展会提供的工作

四、 相关活动
展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。

五、 展会现场
（1） 布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等
（2） 开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等

六、 展会后的控制工作
包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作
希望对你有帮助~！

㈡ 会展行业注意事项

1)精心设计规划主题：针对会议展览活动定位,为未来会展活动发展的主轴、方向、推动的重点及主题(Theme)而设计规划?同时依此主题更容易吸引较多的参与。
2)协助国际竞标资料搜集：要参与国际竞标需要各类完整的讯息和信息,例如举办条件、配合条件和环境、支持信函、预算及响应条件等,都要先规划好。
3)规划完整竞标执行作业：如何向国际会展委员会报告,准备什么资料(什么是您的城市最有竞争力的重点?) ,如何争取各个代表的支持,同时又竞标成功。
4)协助筹设工作委员会：筹办会展有许多细节工作,因此交付各工作小组的分工职务、组织图、工作职掌和权责及各个工作委员会的连系及筹备会议召开,都应该先行设立作法。
5)决定会展办理名称及时程：任何会展的举办时间都应与其它地区或世界会议错开,以避免时间重复,同时也容易吸引更多与会者参加,当然订定会展名称也很重要,也影响与会的意愿。
6)规划会展办理模式及作法：国际性会展应该明确其办理的模式及作法先行安排,如此才能正确且有方向地开始筹办会展事务和工作。
7)详细评估并编列预算：整体会展所需的预算是会展成败的重要关键因素,各项预估细目、需求数量、需求的时程及办理方式,都影响预算编列和评估计算。
8)研析经费来源及时程：各项会展的收入来源有注册费、展位费、广告费及其它等,但是金额来处,所占比例以及什么时程会进帐,都有一定的影响。
9)建立募款机制和作法：许多会展的召开都有赖充分的经费,但是如何募款,对象如何寻找?是不是该编列募款说明书?寻求赞助的作法应该如何开展?都应该规划清楚,以达到募款目的。
10)建构大会收支作业程序：要办理国际会展当然要开立外汇收支帐户,但如何开立?收支帐款如何作业?都应该有套专业作法,同时也该订立收支作业程序,确保会展顺利推动。
11)确认专业会展策划顾问：一场圆满成功的国际会展,绝对需要聘请有经验、有专业及有热诚的顾问或公司来提供专业策划,当然如何搜寻、确认并相互合作是重要的起点。
12)会展场地搜寻和勘查：要选择渡假村?市区会展中心?还是大学?该要多大的区域?有多少分组房间?真正的空间尺寸及挑高合适与否?都是勘查场地的重点。
13)确认场地及周边条件：会展场地需要相当多的配合条件,诸如是否容易抵达?配套的影音条件?相关的服务条件等,都是重点的考虑需求。
14)确认整体会展流程：会展的议程及办理作业都应该先行安排规划妥当,自然比较容易推动各项筹备工作,并且有效吸引与会和参展。
15)规划各类配合活动：会展的办理有许多相关配合活动,如开闭幕典礼、接待酒会、文化之夜、参观行程及旅游节目等,这些都是会展筹备的规划重点?
16)规划讲员及发表方式：国际会议的讲员、发表作法、与谈人,评论人及主持人等,都是需要精心规划和安排,成立学术委员会的目的就是因应这样的需求。
17)订定邀请讲员条件：要以什么方式邀请?提供什么条件?如何确定各个名单,邀请的时限在何时?都决定了讲员是否积极参加的因素。
18)规划论文征集方式：规定何种主题?是否请先交论文摘要“Abstract“?订定交卷时间?以及规划论文收集的作业方式,都影响论文比重和收集顺利。
19)协助成立论文评选机制：针对论文缴交之后,是否符合大会发表的标准和作业,应该有个公正且清晰的作法,以使得论文发表能为大会创造更丰富的内涵。
20)论文集编修印制作业：由于论文征集有一定格式及时程,编辑、美术设计及印刷,都有相当要求的标准,因此应该以国际水准来制作。
21)论文集出版及运送作业：论文集编印后是否会因其份量而申请版号,并在会后发送给图书馆及相关学术单位,以便于日后留存。
22)会议论文发表及确认：参加此次会议发表人之名单必需事前确定,发表时间多长?留有多少时间询答评论?都和议事流畅与否有关。
23)建构报名作业机制：整体会展的报名,少则五十余人,多则好几千人,因此如何建立网络报名、传真报名或其它方式,或是否可以网络交费,两人以上报名可否优惠,这些是报名机制要确定的。
24)发送通告书及确认：Announcement有第一次、二次或最后一次,主要是在确立开会时间,模式、住宿、交通、场地及各次议程的简明介绍。
25)建立潜在与会名单：要先了解那些人,那些单位是有可能参加?借助行销文宣的作法,再配合潜在名单,可以广泛吸引更多人仕的参与。
26)协助规划报名作业：包括现场报名、会前报名、报名费用及开户方式等都是在开始接受报名时先行确认的,同时要订定用什么方式来报名。
27)进行报名作业及收款：报名费用会因为提早报名(early bird)而有不同的标准,眷属报名又是如何规定?收款又是采行电汇,刷卡还是支票?都应该规范清楚?
28)确认并制作与会名单：接受报名以后,就会开始确认名单,看看是否那些单位还可以再多加把劲多些人来报名,并且准备开始制作名牌?
29)设计并制作大会印刷品：整体国际会展的表征,可以由它的大会印刷品如何设计和制作看出,这包括宣传海报、名牌、通告书、桌卡及大会手册等数十种。
30)规划印刷品内容作业：由于国际会议及展览对于文宣印刷品,有一定的编排需求,内容也必须简洁明确和易寻,通常是二种语文并存(如中英文、英西文等)?
31)了解印刷品需求及派发：对于文宣印刷品要印多少份?采用什么材质?有那些机构是主要派发对象?当然能够让文宣印刷品达到效益,才是最重要的。
32)规画展览作业及配置办法：对于国际会议而言,展览是非常重要的资源,因此如何善于规画,整合参展厂商,鼓励创新研发,知识讯息交流,因此确定展示主题、规模、环境及参与对象,都是规画重点?
33)确定参展及订价收支办法：参展商依照主题区分,选择展区位置,并且依不同订价付费展示,当然参展仍需要相当多软件活动及硬件器材和行销策略,才能扩大展览效益和影响力。
34)作好征展文宣作业：一个好的展示活动需要大力宣传,预期有多少观众?是否有专业论坛搭配?重要厂商是否都会参加?办理时程和效益,也是文宣作业的重点。
35)参展报名及收费作业：报名参加展览是需要详细规画和运作,那些知名大厂,那些平日配合度高的厂家,都应即早确认并报名收费,使得整体展示活动能够顺利进行。
36)召开参展厂商说明会：基本上一次展览多达百余家,如何规定进场时间?什么时候搭好展位?噪音、清运、退场货品规定等,都是需要展前规定清楚。

㈢ 拓展时间控制的基本要求(会展策划)

能够熟悉会展管理在国内外的发展过程、现状和趋势，能独立从事某些工程领域会展策划、会展评估、会展计划与监控、会展融资、会展采购管理、会展合同管理等工作。
会展经济作为经济的形式，会展状况不仅直接影响城市经济长足发展，还将关系到社会生活的诸多地方面，这使行业间相互交流，更可以培训新兴产业群，直接或间接带动一系列相关产业发展，行业之间相互促进。我国会展从业的专业技能和管理水平与发达国家相比有较大的差距。社会急需大量专业的会展策划人士。全国有会展从业人员100多万人，其中从事经营策划的各级管理人员15万人。被人们誉为"朝阳产业"、"撒钱产业"的会展业，正依托我国经济的快速发展而迅速崛起。深圳会展业面临诸多机遇与挑战，深圳是国际化的城市，国际化的制造、物流、金融等行业都需要走向世界市场，都需要向世界展示实力，在走向国际化的进程，会展业则提供全面优质的信息服务和商务平台。

就业方向
(1) 会展企业各业务部门中的基层管理人员;

(2) 会展企业市场拓展部的管理人员;

(3) 会展企业项目部的管理人员;

(4) 会展企业策划部的管理人员;

(5) 会展企业项目设计部的管理人员;

(6) 会展项目经纪人员。

总的来说，会展管理专业的毕业生可在会展业、旅游业(会展旅游)、广告业、机关企事业单位的宣传部门、公共关系部门与发展开拓部门，从事会展的市场调研、策划、组织管理和运作工作。同时，会展管理专业学生还可以从事相关行业的基层管理、文案、新闻传媒、会议营销等职务;总之，作为一个新兴专业，人才缺口还是很大，就业面也比较广。

㈣ 会展活动在时间分布具有明显的是什么性

均衡性 。

会展活动更可能在会展举办地的旅游淡季举行，这是因为会展活动一般会避开假期，选择工作日举行； 会展旅游者团队规模大，必须避开消遣旅游者的出游高峰时间； 此外，会展主办者对价格很敏感，更喜欢在旅游淡季举办会展，以获得优惠的会展产品价格。

(4)会展为什么要考虑时间扩展阅读

会展策划的原则

1、利益主导原则

策划任何项目都要在考虑为企业尽量实现“投入-产出”的最大化的基础上进行，能否保证会展企业自身利益的实现是衡量一项策划是否成功的主要指标。在策划时应合理协调好长期利益和短期利益的关系，保证企业的健康持续发展。

会展企业的目标客户是会展企业生存发展的根本，满足客户的利益，为客户实现其价值，企业自身的利益才能实现。一项理想的会展策划应该是一项实现客户与企业自身利益的双赢的策划

2、系统性原则

会展策划的系统性原则，就是运用系统理论对会展策划进行充分分析，从系统的整体和部分之间相互依赖、相互制约的关系中，揭示会展策划这一系统的特征和运动规律，获得最佳的展览效果。

动态性会展项目作为一个系统，具有鲜明的开放式运作管理特点，运作过程中必然会受到内外环境不确定因素的影响，应该时刻关注系统的变化，及时调整。

㈤ 会展项目需要遵循什么原则

会展企业在进行会展项目策划时要遵循市场经济运行的客观规律和会展活动的基本原则。会展策划的基本原则有：利益主导原则、整体规划原则、可操作性原则、创新性原则、规范性原则。
1.利益主导原则
会展企业要获得持续发展。每个项日的推出都应实现某种预期的目标利益为一种服务性的项目，企业在策划时应该考虑的利益包括以下几方面。
（1）会展企业自身的利益对于每个会展项目来说，会展企业都要在人、财、物和时间等方面投人，任何的投入都希望获得回报。任何会展策划都是从企业的利益出发而开展的，策划任何项目都要在考虑位企业尽量实现“投入-产出”的最大化的基础上进行，能否保证会展企业自身利益的实现是衡量一项策划是否成功的主要指标。
企业的利益包括长期的利益和短期的利益，在策划时应合理协调好长期利益和短期利益的关系，保证企业的健康持续发展。
（2）会展企业的目标客户是会展企业生存发展的根本。满足客户的利益，为客户实现其价值、企业自身的利益才能实现。因此在进行会展项日策划时，要充分考虑客户希望获得哪些利益，并为实现客户的利益进行合理的设计与安排。比如一顶展览策划，就是要通过策划，为参展企业提供使具在参展中获益的方案，包括展位的设计、展品的摆放、广告的投放、专业观众的来源、参展商的贸易机会等。一项理想的会展策划应该是一项实现客户和企业自身利益的双赢的策划。
2.整体规划原则
会展策划是一琐系统工程，它要将相关联的事物联系起来进行整合，围绕企业的整体目标展开。一场成功会展的举行，从展前的准备到展后的评价，包括会议场地的选择、食宿安排、出席者邀请函的设计和分发、会展期间的组织与管理，所有这些事项都是会展的组成部分，为保证会展的成功举行，策划者要对每一顶工作都进行统筹安排。在有效的时间内用最有效的方式进行计划和协调。企业的策划是为企业的整体目标服务的。虽然有时在对某个细分目标进行策划时会有所侧重，但局部工作应服从整体目标，使整体目标得以实现。
3.可操作性原则
会展项目策划不但要为会展活动提供策略指导，而且要为它们提供具体的行动计划，使会展活动能够在总体策略的指导下顺利进行。会展项目的实施是会展项目策划的直接目的，会展项目的策划应该有允分的可操作性。会展项目的可操作性原则要求在做项目策划时，要结合市场的客观实际情况，以及会展企业的具体情况、实施能力进行。否则，再好的策划创意都会失去意义。
4.创新性原则
创新是会展企业得以发展的动力，是会展项目赖以生存和发展的主要手段。会展策划的创新就是在进行策划时不要拘泥于现状，应源于现状而高于现状，立足现在着眼于未来。运用超前的创意设计出新颖而又可行的行动方案，达到出奇制胜的效果。会展策划的创新主要表现在：会展理念的创新、目标的选择与决策创新、组织与管理的创新、会展设计的创新。
5.规范性原则
会展策划的规范性原则要求，首先，必须遵守法律的原则，在不违反法律法规的前提下开展会展策划。我国会展方面的法规主要包括国务院和相关部委颁布的行政法规、行政规章和具他一些规范性文件，如《中国加人世界贸易企业服务贸易谈判中关于展示和展览服务中的承诺和减让》以及国家工商行政管理局发布的《商品展销会管理办法》、《展览会的章程与海关对展览品的监管办法》等。其次，必须遵循伦理道德的原则，在不违背人们的价值观念、宗教信仰、风俗习惯等条件下进行策划。另外，会展策划必须遵循行业规范，做到管理规范、程序合理、操作有方、竞争有序。

㈥ 会展策划的会展筹划细节

（一） 邀请 ；
不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
⒈信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
⒉回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等）和确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
⒊回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，需要发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。
（二） 签到与入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。
大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。
（三） 餐饮安排
一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。
餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。三
（四） 秘书服务
所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。
如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。
（五） 茶歇
茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。
（六） 翻译
可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有），而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。
再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。
（七） 车辆调度
重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
（八） 健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。
（九） 保险知识
组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。
保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。
此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。
（十） 礼仪与迎送
对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。
（十一） 展台人员训练
为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。
培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：
⒈情况介绍：包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。
⒉工作安排：向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。
⒊技术训练：主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。
（十二） 秩序维护
对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。
展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证（需配备读码机）、或者磁卡式代表证。
资料快速收集利器——电子名片
传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。
（十三） 会展考察/旅游
实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。
⒈真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。
⒉会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时（大多数为24小时以内）。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。
（十四） 展览设计
如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：
⒈造型要考虑展位利用率的最大化；
⒉造型要考虑人流心理及流向；
⒊造型应当符合参观对象的审美导向；
⒋造型要考虑施工难度及成本因素；
⒌造型还要考虑安全性。
展览设计要遵循一些原则，主要有：
1、展览设计的完整性原则。
2、展览设计的文化性原则。
3、展览设计的环境性原则。
4、展览设计的时代性原则。
5、展览设计的创造性原则。【百变展览设计：广州市海珠区新港中路艺影街121号803室】
（十五） 产品展位装潢及展具使用
尽管中国产品一向以价廉物美着称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。在一些着名展会里，国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据统计，在大型展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。现在流行的展示用具主要有3大类：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。
一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象，随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较高，通常不可多次使用。
循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不必拥有器材的物权，可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造型，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样，不足之处是价格较高，不易携带。
最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运，十分适合长途运输。外观上，它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说，对国内一般厂家参展来说，较适合使用第3种便携式展示用具，只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式，而且可循使用。
A. 展台搭建有什么要注意的？
成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节，可以节约一些相应的费用。另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览代理商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运入现场，一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机，以便吊卸这些展品，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。
B. 小展位参展如何引人注目？
由于参展企业自身规模、资金能力等限制，有时参展只能购买小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢？
⒈使用灯光，尽可能使小展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认识度提高30%—50%。
⒉强调设计，突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。
⒊依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品，避免过度拥挤或稀松。
⒋善于利用组合式展览用具，避免用低廉的展览道具，应该给人“小而精”的感觉，把展位装潢得有品位。
⒌使用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果——图片一定要精美，构图应该是舒适而不失抢眼，创意而不显凌乱，还有太过密集或太小的图片皆不易读取，同时，限制文字的使用。而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板120cm以上的地方开始放置。
⒍在保证企业Ⅵ得到忠实的原则下，展位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离即可凸显出来，避免易融入背景的中性颜色。
⒎成立完整服务式展览展位，热情接待来到展位的参观者，对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实现商家与观众的互动，也非参展的目的。
⒏在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。
C.小展台怎样打造出大展台
在设计手法上做到极致，从点、线、面、色彩出发进行设计。 点可以是产品、标志或者是展厅内的某种颜色。点可以标明或强调位置，形成视觉注意的焦点。用点的无规则排列能给人一种视错觉上的动感，形成轻快、活泼的氛围，使得整个空间变得跳跃，而不再像小空间那样给人堵塞的感觉。 用延长线条长度的方法，给人一种“扩大”空间的错觉。 使用条形或整幅的镜面玻璃形成虚中见实的视错觉效果，用镜子将有助于制造假象，在视觉上扩大空间范围。此外镜子还能产生一种虚幻的对称效果。 （十六） 交际/酒会
交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。
（十七） 新闻发布会
新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素：
⒈目的
⒉信息发布的目标受众
⒊拟邀请对象
⒋发布会规模
⒌新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：
Ø 活动策划与主题确定
Ø 节目策划与议程安排
Ø 资料准备
Ø 与会人员邀请、沟通与确定
Ø 时间、场地落实与场景布置
Ø 产品展示、演示与信息发布
会展策划管理师师资
会展领域专业人才的缺乏已成为制约中国会展业健康发展的一大瓶颈，中国教育培训市场的潜在市场规模达3000亿元，实力各部相同的培训机构及良莠不齐的职业讲师能力是会展业发展的一块软肋。以上海为例，据上海市会展行业协会提供的数据显示，在这个协会注册的会展公司有150多家，但有5至10年实际操作能力和经验的会展经理却不足50人。可见，号称百万大军的会展人员队伍，真正懂会展、会操作、会管理的专业人才不足1%。据业内人士预测，中国今后3年内，会展市场需要从业人员200万人，需要高级会展管理人员50万人左右，而且每年要以15%的速度递增。
会展业发展除引进国外人才外，培养自己的的会展策划人才是重中之重，因此行业的发展对会展策划业职业讲师的需求和标准提出了非常高的要求。现阶段既准确掌握行业发展方向，又了解企业需求，同时还整合了国内顶级理论和实战方面的高端师资，且具备颁发国家认可的职业讲师资格证书的机构在国内凤毛麟角。
由于高等教育体系的先天不足，无法准确把握行业脉搏，尤其是具体到领域内某行业的具体岗位的职业讲师培训更是无从展开。虽然部分高校设立了会展专业，但由于老师偏重理论的特点，致使部分本科学生在毕业之后仍旧缺乏实际策划能力。
为此人力资源和社会保障部中国就业培训技术指导中心（CETTIC）早在几年前就开始联手制定职业师资培训标准，最终选定“金色讲台”（国内一开展职业师资培训的高端品牌）为其会展领域职业师资培训的唯一机构，并唯一授权其组织考试并颁发《会展策划师·师资职业培训证书》。

㈦ 会展项目选择时要考虑的因素

要清楚每一个光临您展位的客人都是来自]潜在客户公司的使者，他们对您公司的印象将直接影响未来的合作。展位工作人员如果待人有礼、用语显示出极强的专业性，可以会为公司争取到更多的客户并能有效地增强客户对公司的信心。所以在挑选参展人员的时候必须考虑他们是否对公司的产品和服务有较清晰的了解、是否有客户接待的经验、是否有进行商业洽谈的能力等重要因素。
除上述因素外，参展人员必须要有清晰的目标：我们要通过该次展览取得什么成绩呢？这对提高参展人员的热情和责任感有极其重要的意义。所以在参展人员出行前，公司必须开一次展前会议，使参展人员和公司高层有机会沟通，明确公司的目标和公司对参展人员的期望；在会后还有必要开开总结会，回顾展览情况和任务完成情况。只有这样才能调动起参展人员的负责心和积极性，对工作更加了解熟悉，从而使展览效果达到最佳。

㈧ 会展搭建需要多久时间有限制吗

"需要多久主要是与时间限定有关的，品邦广告针对于展厅设计搭建需要注意事项总结了以下几点:1、时间限定。在每一场展会都有开展的时间段,那么,在开展之前的展台搭建时间安排显然是需要重视的,从参展到展台设计图纸到展台搭建,展台设计图纸所需时间是紧迫的,因为展台设计图需要体现参展商所要展现的主旨,同时设计师要在有限的展台条件下,架构中让参展商满意的展台。 2、展台搭建。设计师设计好展台后,接下来就是展台搭建了。展台搭建所需时间一般为1-2天,展台搭建中,选择搭建材料体积较轻便、易安装的组合式材料,方便运输,节省成本,当然,必须确定展台搭建的稳固性。 3、环保搭建。随着展览事业的发展,对展台搭建的要求也越发规范。近年来,展台搭建逐渐要求环保型。"