會展為什麼要考慮時間

㈠ 展會進度時間表怎麼安排時間的

你好，
展會安排可以如下，可供參考，希望對你有幫助，
一、 計劃立項
1、 工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。
（1）包括可行性報告分析立項的條件；進行市場調查
對行業而言項目的利潤增長點是否夠大
地域性的考慮。要結合本地的實際特點，立項要符合當地的地區性。
時間性或者季節性的考慮。項目內容要符合季節特徵，比如不能在冬天搞風扇展之類的。
同時時間上要考慮避免國內知名展會的沖突。
（2）實施的具體方案
（3）宣傳費用計劃表
A、廣告時間段的投入
以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費用的10%~20%[在專業媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業媒體]
B、廣告投放的形式
戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間）
雜志報紙媒體廣告（主要是專業雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行）
2、 尋找主辦單位。
（1）主辦單位的條件：在當地要有權威性、知名度等
（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務，費用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，採用一次性付款。
3、申請各種批文
4、場地聯系
以成都為例，四川省展覽館主要是進行大眾性的展會,主要是引起百姓關注的;而國際會展中心主要進行專業性的展會.
5、聯系宣傳媒體
（1） 對象：專業媒體和大眾媒體
（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。
6、製作邀請函（已經附）
7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網站等）

二、 實施招展
1、 招展方式：主要是電話聯系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等
2、 招展的步驟：
（1）發布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發給客戶名錄中的單位）
（2）跟蹤拜訪（找准負責人）
A、在對方收到邀請函後進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；
針對第一種客戶：
問清客戶需求
要求進一步促成購買
愉快地答應客戶的
針對第二種客戶：
了解客戶拒絕的原因
為面談作好准備
二次面談
向客戶推薦下一屆展覽會
要求客戶介紹其它客戶
保持關系，待以後聯系
針對第三種客戶：
問清客戶需求和異議
進行第二次拜訪
消除顧客顧慮
3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認書、參展商指南

三、 實施招商
（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉換成參觀商
（2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商
（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進行專業觀眾的組織；發簡訊息邀請；打電話邀請。
（4） 組辦單位為展會提供的工作

四、 相關活動
展覽會的相關活動，是指研討會、技術交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿易觀眾提供附加服務，從而提高展覽會的形象與檔次。

五、 展會現場
（1） 布展：參展商提前兩天進行布展工作。展台的搭建、展位的協調、後期款的收付、物品的運輸等
（2） 開展：現場的協調；觀眾的組織；配套的服務等

六、 展會後的控制工作
包括參觀參展的意見反饋等，後期了解工作
希望對你有幫助~！

㈡ 會展行業注意事項

1)精心設計規劃主題：針對會議展覽活動定位,為未來會展活動發展的主軸、方向、推動的重點及主題(Theme)而設計規劃?同時依此主題更容易吸引較多的參與。
2)協助國際競標資料搜集：要參與國際競標需要各類完整的訊息和信息,例如舉辦條件、配合條件和環境、支持信函、預算及響應條件等,都要先規劃好。
3)規劃完整競標執行作業：如何向國際會展委員會報告,准備什麼資料(什麼是您的城市最有競爭力的重點?) ,如何爭取各個代表的支持,同時又競標成功。
4)協助籌設工作委員會：籌辦會展有許多細節工作,因此交付各工作小組的分工職務、組織圖、工作職掌和權責及各個工作委員會的連系及籌備會議召開,都應該先行設立作法。
5)決定會展辦理名稱及時程：任何會展的舉辦時間都應與其它地區或世界會議錯開,以避免時間重復,同時也容易吸引更多與會者參加,當然訂定會展名稱也很重要,也影響與會的意願。
6)規劃會展辦理模式及作法：國際性會展應該明確其辦理的模式及作法先行安排,如此才能正確且有方向地開始籌辦會展事務和工作。
7)詳細評估並編列預算：整體會展所需的預算是會展成敗的重要關鍵因素,各項預估細目、需求數量、需求的時程及辦理方式,都影響預算編列和評估計算。
8)研析經費來源及時程：各項會展的收入來源有注冊費、展位費、廣告費及其它等,但是金額來處,所佔比例以及什麼時程會進帳,都有一定的影響。
9)建立募款機制和作法：許多會展的召開都有賴充分的經費,但是如何募款,對象如何尋找?是不是該編列募款說明書?尋求贊助的作法應該如何開展?都應該規劃清楚,以達到募款目的。
10)建構大會收支作業程序：要辦理國際會展當然要開立外匯收支帳戶,但如何開立?收支帳款如何作業?都應該有套專業作法,同時也該訂立收支作業程序,確保會展順利推動。
11)確認專業會展策劃顧問：一場圓滿成功的國際會展,絕對需要聘請有經驗、有專業及有熱誠的顧問或公司來提供專業策劃,當然如何搜尋、確認並相互合作是重要的起點。
12)會展場地搜尋和勘查：要選擇渡假村?市區會展中心?還是大學?該要多大的區域?有多少分組房間?真正的空間尺寸及挑高合適與否?都是勘查場地的重點。
13)確認場地及周邊條件：會展場地需要相當多的配合條件,諸如是否容易抵達?配套的影音條件?相關的服務條件等,都是重點的考慮需求。
14)確認整體會展流程：會展的議程及辦理作業都應該先行安排規劃妥當,自然比較容易推動各項籌備工作,並且有效吸引與會和參展。
15)規劃各類配合活動：會展的辦理有許多相關配合活動,如開閉幕典禮、接待酒會、文化之夜、參觀行程及旅遊節目等,這些都是會展籌備的規劃重點?
16)規劃講員及發表方式：國際會議的講員、發表作法、與談人,評論人及主持人等,都是需要精心規劃和安排,成立學術委員會的目的就是因應這樣的需求。
17)訂定邀請講員條件：要以什麼方式邀請?提供什麼條件?如何確定各個名單,邀請的時限在何時?都決定了講員是否積極參加的因素。
18)規劃論文徵集方式：規定何種主題?是否請先交論文摘要「Abstract「?訂定交卷時間?以及規劃論文收集的作業方式,都影響論文比重和收集順利。
19)協助成立論文評選機制：針對論文繳交之後,是否符合大會發表的標准和作業,應該有個公正且清晰的作法,以使得論文發表能為大會創造更豐富的內涵。
20)論文集編修印製作業：由於論文徵集有一定格式及時程,編輯、美術設計及印刷,都有相當要求的標准,因此應該以國際水準來製作。
21)論文集出版及運送作業：論文集編印後是否會因其份量而申請版號,並在會後發送給圖書館及相關學術單位,以便於日後留存。
22)會議論文發表及確認：參加此次會議發表人之名單必需事前確定,發表時間多長?留有多少時間詢答評論?都和議事流暢與否有關。
23)建構報名作業機制：整體會展的報名,少則五十餘人,多則好幾千人,因此如何建立網路報名、傳真報名或其它方式,或是否可以網路交費,兩人以上報名可否優惠,這些是報名機制要確定的。
24)發送通告書及確認：Announcement有第一次、二次或最後一次,主要是在確立開會時間,模式、住宿、交通、場地及各次議程的簡明介紹。
25)建立潛在與會名單：要先了解那些人,那些單位是有可能參加?藉助行銷文宣的作法,再配合潛在名單,可以廣泛吸引更多人仕的參與。
26)協助規劃報名作業：包括現場報名、會前報名、報名費用及開戶方式等都是在開始接受報名時先行確認的,同時要訂定用什麼方式來報名。
27)進行報名作業及收款：報名費用會因為提早報名(early bird)而有不同的標准,眷屬報名又是如何規定?收款又是採行電匯,刷卡還是支票?都應該規范清楚?
28)確認並製作與會名單：接受報名以後,就會開始確認名單,看看是否那些單位還可以再多加把勁多些人來報名,並且准備開始製作名牌?
29)設計並製作大會印刷品：整體國際會展的表徵,可以由它的大會印刷品如何設計和製作看出,這包括宣傳海報、名牌、通告書、桌卡及大會手冊等數十種。
30)規劃印刷品內容作業：由於國際會議及展覽對於文宣印刷品,有一定的編排需求,內容也必須簡潔明確和易尋,通常是二種語文並存(如中英文、英西文等)?
31)了解印刷品需求及派發：對於文宣印刷品要印多少份?採用什麼材質?有那些機構是主要派發對象?當然能夠讓文宣印刷品達到效益,才是最重要的。
32)規畫展覽作業及配置辦法：對於國際會議而言,展覽是非常重要的資源,因此如何善於規畫,整合參展廠商,鼓勵創新研發,知識訊息交流,因此確定展示主題、規模、環境及參與對象,都是規畫重點?
33)確定參展及訂價收支辦法：參展商依照主題區分,選擇展區位置,並且依不同訂價付費展示,當然參展仍需要相當多軟體活動及硬體器材和行銷策略,才能擴大展覽效益和影響力。
34)作好征展文宣作業：一個好的展示活動需要大力宣傳,預期有多少觀眾?是否有專業論壇搭配?重要廠商是否都會參加?辦理時程和效益,也是文宣作業的重點。
35)參展報名及收費作業：報名參加展覽是需要詳細規畫和運作,那些知名大廠,那些平日配合度高的廠家,都應即早確認並報名收費,使得整體展示活動能夠順利進行。
36)召開參展廠商說明會：基本上一次展覽多達百餘家,如何規定進場時間?什麼時候搭好展位?噪音、清運、退場貨品規定等,都是需要展前規定清楚。

㈢ 拓展時間控制的基本要求(會展策劃)

能夠熟悉會展管理在國內外的發展過程、現狀和趨勢，能獨立從事某些工程領域會展策劃、會展評估、會展計劃與監控、會展融資、會展采購管理、會展合同管理等工作。
會展經濟作為經濟的形式，會展狀況不僅直接影響城市經濟長足發展，還將關繫到社會生活的諸多地方面，這使行業間相互交流，更可以培訓新興產業群，直接或間接帶動一系列相關產業發展，行業之間相互促進。我國會展從業的專業技能和管理水平與發達國家相比有較大的差距。社會急需大量專業的會展策劃人士。全國有會展從業人員100多萬人，其中從事經營策劃的各級管理人員15萬人。被人們譽為"朝陽產業"、"撒錢產業"的會展業，正依託我國經濟的快速發展而迅速崛起。深圳會展業面臨諸多機遇與挑戰，深圳是國際化的城市，國際化的製造、物流、金融等行業都需要走向世界市場，都需要向世界展示實力，在走向國際化的進程，會展業則提供全面優質的信息服務和商務平台。

就業方向
(1) 會展企業各業務部門中的基層管理人員;

(2) 會展企業市場拓展部的管理人員;

(3) 會展企業項目部的管理人員;

(4) 會展企業策劃部的管理人員;

(5) 會展企業項目設計部的管理人員;

(6) 會展項目經紀人員。

總的來說，會展管理專業的畢業生可在會展業、旅遊業(會展旅遊)、廣告業、機關企事業單位的宣傳部門、公共關系部門與發展開拓部門，從事會展的市場調研、策劃、組織管理和運作工作。同時，會展管理專業學生還可以從事相關行業的基層管理、文案、新聞傳媒、會議營銷等職務;總之，作為一個新興專業，人才缺口還是很大，就業面也比較廣。

㈣ 會展活動在時間分布具有明顯的是什麼性

均衡性 。

會展活動更可能在會展舉辦地的旅遊淡季舉行，這是因為會展活動一般會避開假期，選擇工作日舉行； 會展旅遊者團隊規模大，必須避開消遣旅遊者的出遊高峰時間； 此外，會展主辦者對價格很敏感，更喜歡在旅遊淡季舉辦會展，以獲得優惠的會展產品價格。

(4)會展為什麼要考慮時間擴展閱讀

會展策劃的原則

1、利益主導原則

策劃任何項目都要在考慮為企業盡量實現「投入-產出」的最大化的基礎上進行，能否保證會展企業自身利益的實現是衡量一項策劃是否成功的主要指標。在策劃時應合理協調好長期利益和短期利益的關系，保證企業的健康持續發展。

會展企業的目標客戶是會展企業生存發展的根本，滿足客戶的利益，為客戶實現其價值，企業自身的利益才能實現。一項理想的會展策劃應該是一項實現客戶與企業自身利益的雙贏的策劃

2、系統性原則

會展策劃的系統性原則，就是運用系統理論對會展策劃進行充分分析，從系統的整體和部分之間相互依賴、相互制約的關系中，揭示會展策劃這一系統的特徵和運動規律，獲得最佳的展覽效果。

動態性會展項目作為一個系統，具有鮮明的開放式運作管理特點，運作過程中必然會受到內外環境不確定因素的影響，應該時刻關注系統的變化，及時調整。

㈤ 會展項目需要遵循什麼原則

會展企業在進行會展項目策劃時要遵循市場經濟運行的客觀規律和會展活動的基本原則。會展策劃的基本原則有：利益主導原則、整體規劃原則、可操作性原則、創新性原則、規范性原則。
1.利益主導原則
會展企業要獲得持續發展。每個項日的推出都應實現某種預期的目標利益為一種服務性的項目，企業在策劃時應該考慮的利益包括以下幾方面。
（1）會展企業自身的利益對於每個會展項目來說，會展企業都要在人、財、物和時間等方面投人，任何的投入都希望獲得回報。任何會展策劃都是從企業的利益出發而開展的，策劃任何項目都要在考慮位企業盡量實現「投入-產出」的最大化的基礎上進行，能否保證會展企業自身利益的實現是衡量一項策劃是否成功的主要指標。
企業的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應合理協調好長期利益和短期利益的關系，保證企業的健康持續發展。
（2）會展企業的目標客戶是會展企業生存發展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實現其價值、企業自身的利益才能實現。因此在進行會展項日策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，並為實現客戶的利益進行合理的設計與安排。比如一頂展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業提供使具在參展中獲益的方案，包括展位的設計、展品的擺放、廣告的投放、專業觀眾的來源、參展商的貿易機會等。一項理想的會展策劃應該是一項實現客戶和企業自身利益的雙贏的策劃。
2.整體規劃原則
會展策劃是一瑣系統工程，它要將相關聯的事物聯系起來進行整合，圍繞企業的整體目標展開。一場成功會展的舉行，從展前的准備到展後的評價，包括會議場地的選擇、食宿安排、出席者邀請函的設計和分發、會展期間的組織與管理，所有這些事項都是會展的組成部分，為保證會展的成功舉行，策劃者要對每一頂工作都進行統籌安排。在有效的時間內用最有效的方式進行計劃和協調。企業的策劃是為企業的整體目標服務的。雖然有時在對某個細分目標進行策劃時會有所側重，但局部工作應服從整體目標，使整體目標得以實現。
3.可操作性原則
會展項目策劃不但要為會展活動提供策略指導，而且要為它們提供具體的行動計劃，使會展活動能夠在總體策略的指導下順利進行。會展項目的實施是會展項目策劃的直接目的，會展項目的策劃應該有允分的可操作性。會展項目的可操作性原則要求在做項目策劃時，要結合市場的客觀實際情況，以及會展企業的具體情況、實施能力進行。否則，再好的策劃創意都會失去意義。
4.創新性原則
創新是會展企業得以發展的動力，是會展項目賴以生存和發展的主要手段。會展策劃的創新就是在進行策劃時不要拘泥於現狀，應源於現狀而高於現狀，立足現在著眼於未來。運用超前的創意設計出新穎而又可行的行動方案，達到出奇制勝的效果。會展策劃的創新主要表現在：會展理念的創新、目標的選擇與決策創新、組織與管理的創新、會展設計的創新。
5.規范性原則
會展策劃的規范性原則要求，首先，必須遵守法律的原則，在不違反法律法規的前提下開展會展策劃。我國會展方面的法規主要包括國務院和相關部委頒布的行政法規、行政規章和具他一些規范性文件，如《中國加人世界貿易企業服務貿易談判中關於展示和展覽服務中的承諾和減讓》以及國家工商行政管理局發布的《商品展銷會管理辦法》、《展覽會的章程與海關對展覽品的監管辦法》等。其次，必須遵循倫理道德的原則，在不違背人們的價值觀念、宗教信仰、風俗習慣等條件下進行策劃。另外，會展策劃必須遵循行業規范，做到管理規范、程序合理、操作有方、競爭有序。

㈥ 會展策劃的會展籌劃細節

（一） 邀請 ；
不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
⒈信息發布——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發布包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標准等等，有些還附送會議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
⒉回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到後，通常需要統計（回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地的時間、迎送要求等等）和確認回執有效（通常以會務費用是否交納為標志），接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。
⒊回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，需要發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
（二） 簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那麼簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及准備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館准確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標准、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標准等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
（三） 餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統一安排餐飲。
餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制（很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求），可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。三
（四） 秘書服務
所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的准備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。
（五） 茶歇
茶歇對於一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限於中國茶，點心也不限於是中國點心。通常茶歇的准備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。
（六） 翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要「采購」就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人（有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑）。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有），而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。
再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，並告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內僱用方有權要求翻譯保密，並有權要求翻譯賠償由於泄密而帶來的損失。
（七） 車輛調度
重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那麼車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對准確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標准，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。
（八） 健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對於特殊會議如有高齡知名學者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那麼健康保障就應該納入會議企劃內。主要內容包括舉辦地醫療信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用葯品少量采購、無障礙通道及洗浴衛生設備的改造等等。
（九） 保險知識
組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展台內發生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。
保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展台人員、參觀者等。展覽涉及的險種比一般人想像的多，包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、僱工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產丟失險、醫療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會主要發言人未出場險。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據規定和需要選擇險種投保。基本險包括展品、運輸、人身、第三者有關險種。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規定了一些強制性的保險要求，這些規定應予以執行。
此外，展出者可以根據自己的實際需要辦理其他險種。對於展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。
（十） 禮儀與迎送
對於會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具准備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。
（十一） 展台人員訓練
為了保證良好的展出效率和效果，在配備展台人員之後，必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展台人員了解展出目的，掌握展台工作技巧，培養合作及集體精神。如果條件許可就安排比較正規的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。培訓工作可以在選定展台人員後即著手進行。比較正規的培訓形式包括籌備會或培訓班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。
培訓方法要盡量正規，越正規，越顯示組織者的重視，培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽，也應參加訓練，這對提高訓練效果有利。培訓內容要有系統，培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業協會、展覽研究機構、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓，有專門的展台工作培訓教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓教材應該標明秘密程度，培訓內容和步驟可以分為三部分：
⒈情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展台人員熟悉展出背景、環境和條件。首先相互自我介紹，培訓者和接受培訓者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經驗。展出介紹，包括展覽會和展台情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展台情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展台位置、展台序號、展檯布局、展出工作的整體安排等。展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，並對展台人員提出相應的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數據、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣和銷售價格等。
⒉工作安排：向展台人員布置展台工作，並提出要求和標准，必須使展台上的每一個人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、公關工作、新聞工作以及後續工作等，進行分工，提出要求；管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展台會議、記錄管理等；行政安排，包括展台人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展台工作準備就是圍繞此開展，包括市場調研、准備貨源、准備產品資料、准備貿易條款等。
⒊技術訓練：主要訓練展台的接待和推銷技巧。展台工作與其他環境下的工作有所不同，即使是有經驗的推銷人員也應接受展台技巧培訓。可以使用模擬方式並應准備完善、系統的培訓資料。另外，如果可能，要培養展台人員認真的工作態度、協作精神和集體感。
（十二） 秩序維護
對於會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議（特別是企業或者）的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安；展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。
展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證（需配備讀碼機）、或者磁卡式代表證。
資料快速收集利器——電子名片
傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束後總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料製作——可以說是為參展商和參觀者特製的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然後把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備後，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以准確的記錄入場人數。
（十三） 會展考察/旅遊
實際上，會展考察或者旅遊大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察（為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作）。
⒈真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同於主辦者的前導服務及後勤保障部門。
⒉會展旅遊：一般而言，會展旅遊基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時（大多數為24小時以內）。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當於旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅遊保險購買、落實異地返程票務等服務。
（十四） 展覽設計
如果說展覽是一台戲，展覽設計就是戲劇的主題思想。有的時候展商可以自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通後共同制定。國內的展覽設計基本上還處於抄襲國外展覽設計的階段，可使用的材料及展商願意承受的成本也與國際相差甚遠，所以在設計上一般都要考慮成本，其次再考慮創意。設計的基本框架應根據展商的行業屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。展覽設計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經驗總結：
⒈造型要考慮展位利用率的最大化；
⒉造型要考慮人流心理及流向；
⒊造型應當符合參觀對象的審美導向；
⒋造型要考慮施工難度及成本因素；
⒌造型還要考慮安全性。
展覽設計要遵循一些原則，主要有：
1、展覽設計的完整性原則。
2、展覽設計的文化性原則。
3、展覽設計的環境性原則。
4、展覽設計的時代性原則。
5、展覽設計的創造性原則。【百變展覽設計：廣州市海珠區新港中路藝影街121號803室】
（十五） 產品展位裝潢及展具使用
盡管中國產品一向以價廉物美著稱，但不可否認在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產品的設計和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時展位的裝飾——這也會對產品形象產生影響。在一些著名展會里，國內企業的攤位很多仍停留在「三板一桌加兩凳」的水平，呆板且毫無新意。據統計，在大型展覽里，過半數的參觀買家在展場停留的時間不足8小時。而很多國外企業卻能有效地吸引這些買家，在短短的時間內令買家對自己的產品留下深刻印象。這除了由於產品質量過硬，設計新穎外，別出心裁的攤位設計和裝潢功不可沒。現在流行的展示用具主要有3大類：一次性使用展具、循環攜帶型展具及循環租用式展具。
一次性使用展具一般是由較有實力和較具創意的展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木製品，優點是可因地制宜，通過千變萬化甚至超越想像，隨心所欲的造型來充分體現企業和產品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價格較高，通常不可多次使用。
循環租用式展具通常由於材料昂貴，使用者並不必擁有器材的物權，可向專業展覽工程公司租用。優點是結構堅固，器材耐用，通過鋼制支架拼製造型，在三維視覺上豐富多變而且可隨時更改，即使在同一次展會里亦可每日變樣，不足之處是價格較高，不易攜帶。
最普遍使用的要數循環攜帶型展具。這種展具一般採用可折疊的支架輔以噴塗精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘於傳統的三面圍板式結構，能較突出地體現公司形象和傳遞產品信息。這種展具優點是價格相宜，便於攜帶，標準的展具拆卸折疊後一人就可以進行搬運，十分適合長途運輸。外觀上，它還可以在結構允許范圍內改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化。總的來說，對國內一般廠家參展來說，較適合使用第3種攜帶型展示用具，只需不多的投入就可打破傳統的形象宣傳方式，而且可循使用。
A. 展台搭建有什麼要注意的？
成千上萬的觀眾涌進展覽會，看到的是各家廠商各具風格的展台，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想像，就在展覽會開始之前，這里還是一片「有計劃、有組織的」的混亂，運輸車輛橫七豎八，卡車司機忙著對號入座，參展商等候著自己貨物的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展台，這一任務非行家裡手不能勝任。多種多樣的展覽會有各種不同的展品，天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地，那麼對展覽會貨運也就有相應不同的要求。參展商應根據貨物的內容和數量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械，或者乾脆委託搬運公司。他們可以在展覽專業代理商那裡得到很多有用的建議，因為後者負責搭建過程和協調工作，比如在許多供貨商同時來到的時候安排先後順序，他們還出租人力和器械。對展覽會展台搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。由於參展商自己不必操心這一環節，可以節約一些相應的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。採用這種方式應注意，時間預算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果數量較小或是提前送貨，則最好集中運輸。在開始搭建之前，貨物應運抵展覽代理商處，由他們暫時儲存貨物，並按照規定的時間運到展台位置。需要注意的是，笨重的、佔地多的物品最好先行運入現場，一般在展館內可以安排一輛汽車起重機，以便吊卸這些展品，但是如果展台搭建過半，這樣的機器就難有用武之地了。
B. 小展位參展如何引人注目？
由於參展企業自身規模、資金能力等限制，有時參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那麼小展位如何吸引來觀眾的目光呢？
⒈使用燈光，盡可能使小展位「耀眼」起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用攜帶型照明系統。根據產業調查，照明可將展覽品認識度提高30%—50%。
⒉強調設計，突出視覺效應。大企業通常是採用傳統方式展覽，並且依賴大規模場地，所以小企業應該以新穎的設計來凸顯自己的小展位。
⒊依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產品，避免過度擁擠或稀鬆。
⒋善於利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應該給人「小而精」的感覺，把展位裝潢得有品位。
⒌使用少量且較大的圖片，創造出強烈的視覺效果——圖片一定要精美，構圖應該是舒適而不失搶眼，創意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應在自壁板120cm以上的地方開始放置。
⒍在保證企業Ⅵ得到忠實的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。
⒎成立完整服務式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有問必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動詢問，不但無法實現商家與觀眾的互動，也非參展的目的。
⒏在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩，而有點展覽需要活潑，有的需要展現科技，有的需要顯示環保，還有的需要表現藝術或者人文或者社會公益，總之，表現的主題對材質的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構比展商有專業優勢。現代科技發展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節約方法。
C.小展台怎樣打造出大展台
在設計手法上做到極致，從點、線、面、色彩出發進行設計。 點可以是產品、標志或者是展廳內的某種顏色。點可以標明或強調位置，形成視覺注意的焦點。用點的無規則排列能給人一種視錯覺上的動感，形成輕快、活潑的氛圍，使得整個空間變得跳躍，而不再像小空間那樣給人堵塞的感覺。 用延長線條長度的方法，給人一種「擴大」空間的錯覺。 使用條形或整幅的鏡面玻璃形成虛中見實的視錯覺效果，用鏡子將有助於製造假象，在視覺上擴大空間范圍。此外鏡子還能產生一種虛幻的對稱效果。 （十六） 交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有：樂隊（或者音響、音源）、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。重點：場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
由於酒會的規模及目的不同，沒有完整的標准模式，只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
（十七） 新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬於其它形式，比如，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以「答記者問」為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。新聞發布會要素：
⒈目的
⒉信息發布的目標受眾
⒊擬邀請對象
⒋發布會規模
⒌新聞發布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：
Ø 活動策劃與主題確定
Ø 節目策劃與議程安排
Ø 資料准備
Ø 與會人員邀請、溝通與確定
Ø 時間、場地落實與場景布置
Ø 產品展示、演示與信息發布
會展策劃管理師師資
會展領域專業人才的缺乏已成為制約中國會展業健康發展的一大瓶頸，中國教育培訓市場的潛在市場規模達3000億元，實力各部相同的培訓機構及良莠不齊的職業講師能力是會展業發展的一塊軟肋。以上海為例，據上海市會展行業協會提供的數據顯示，在這個協會注冊的會展公司有150多家，但有5至10年實際操作能力和經驗的會展經理卻不足50人。可見，號稱百萬大軍的會展人員隊伍，真正懂會展、會操作、會管理的專業人才不足1%。據業內人士預測，中國今後3年內，會展市場需要從業人員200萬人，需要高級會展管理人員50萬人左右，而且每年要以15%的速度遞增。
會展業發展除引進國外人才外，培養自己的的會展策劃人才是重中之重，因此行業的發展對會展策劃業職業講師的需求和標准提出了非常高的要求。現階段既准確掌握行業發展方向，又了解企業需求，同時還整合了國內頂級理論和實戰方面的高端師資，且具備頒發國家認可的職業講師資格證書的機構在國內鳳毛麟角。
由於高等教育體系的先天不足，無法准確把握行業脈搏，尤其是具體到領域內某行業的具體崗位的職業講師培訓更是無從展開。雖然部分高校設立了會展專業，但由於老師偏重理論的特點，致使部分本科學生在畢業之後仍舊缺乏實際策劃能力。
為此人力資源和社會保障部中國就業培訓技術指導中心（CETTIC）早在幾年前就開始聯手制定職業師資培訓標准，最終選定「金色講台」（國內一開展職業師資培訓的高端品牌）為其會展領域職業師資培訓的唯一機構，並唯一授權其組織考試並頒發《會展策劃師·師資職業培訓證書》。

㈦ 會展項目選擇時要考慮的因素

要清楚每一個光臨您展位的客人都是來自]潛在客戶公司的使者，他們對您公司的印象將直接影響未來的合作。展位工作人員如果待人有禮、用語顯示出極強的專業性，可以會為公司爭取到更多的客戶並能有效地增強客戶對公司的信心。所以在挑選參展人員的時候必須考慮他們是否對公司的產品和服務有較清晰的了解、是否有客戶接待的經驗、是否有進行商業洽談的能力等重要因素。
除上述因素外，參展人員必須要有清晰的目標：我們要通過該次展覽取得什麼成績呢？這對提高參展人員的熱情和責任感有極其重要的意義。所以在參展人員出行前，公司必須開一次展前會議，使參展人員和公司高層有機會溝通，明確公司的目標和公司對參展人員的期望；在會後還有必要開開總結會，回顧展覽情況和任務完成情況。只有這樣才能調動起參展人員的負責心和積極性，對工作更加了解熟悉，從而使展覽效果達到最佳。

㈧ 會展搭建需要多久時間有限制嗎

"需要多久主要是與時間限定有關的，品邦廣告針對於展廳設計搭建需要注意事項總結了以下幾點:1、時間限定。在每一場展會都有開展的時間段,那麼,在開展之前的展台搭建時間安排顯然是需要重視的,從參展到展台設計圖紙到展台搭建,展台設計圖紙所需時間是緊迫的,因為展台設計圖需要體現參展商所要展現的主旨,同時設計師要在有限的展台條件下,架構中讓參展商滿意的展台。 2、展台搭建。設計師設計好展台後,接下來就是展台搭建了。展台搭建所需時間一般為1-2天,展台搭建中,選擇搭建材料體積較輕便、易安裝的組合式材料,方便運輸,節省成本,當然,必須確定展台搭建的穩固性。 3、環保搭建。隨著展覽事業的發展,對展台搭建的要求也越發規范。近年來,展台搭建逐漸要求環保型。"